Cómo cerrar un proyecto con éxito.

Antes de ir a descansar y celebrar éxitos (o sostener fracasos)… a los PMD nos toca apagar las luces del chiringuito y recoger esas pepitas de oro con las que haremos crecer la empresa.

A menudo nos enfocamos en la ejecución y olvidamos la importancia de la fase final, pero esta fase de cierre es esencial para cualquier proyecto, ya sea el lanzamiento de un producto, un evento físico, la creación de una nueva marca, un proceso de selección…

Así que vamos a dejarlo todo cerrado y listo para la próxima etapa.

Si no sabes cómo llevar a cabo esta última fase, en la que todo lo que acontece es de puertas para adentro, ¡no te preocupes!.

Hoy aprenderás los pasos que debes seguir en la fase de cierre de un proyecto para que puedas analizar y medir resultados, reflexionar sobre ellos, extraer conclusiones, aprender de los errores y ajustar decisiones.

El ejemplo que te traigo está basado en los datos y las métricas del lanzamiento de un producto, pero puedes adaptar los pasos a cualquier tipo de proyecto.

¿Empezamos?

✨ Coge boli y papel.

✨ Pon tus datos, objetivos y KPI´s sobre la mesa.

✨ Prepárate una bebida con mucha vida.

✨ Y toma 3 respiraciones para centrar tu mente antes de comenzar.

¡Vamos a cerrar tu proyecto con sabiduría para que puedas avanzar con confianza hacia la próxima etapa!.

Y, sí, lo sé.

A estas alturas del proceso sientes agotamiento físico y mental, pero recuerda que la prevención también forma parte de la labor de un PMD y te aseguro que, si realizas esta última etapa, te ahorrarás mucho trabajo, comederos de cabeza y palos de ciego en el futuro.

¡Vamos a por ello!

FASE 1: MEDIR.

La importancia de esta fase no es la medición en sí, sino extraer las conclusiones que nos llevarán a seguir evolucionando, creciendo y mejorando.

En esta primera parte, vamos a recuperar todas las KPI’s y los objetivos que nos marcamos al principio del lanzamiento y los vamos a comparar con los datos que hemos ido recogiendo.

Si todavía no lo has hecho, pon todos tus datos sobre la mesa porque vamos a pasar por cada una de las fases de un lanzamiento para analizar sus métricas de éxito en las tres etapas:

¿Qué datos y métricas debes tener en cuenta de la fase de adquisición?

Como sabes, el objetivo de esta fase es la captación de leads, por lo que la KPI principal será el total de registros a nuestro training (o evento, proceso, lanzamiento… recuerda adaptar el ejemplo a tu proyecto).

Para obtener una visión clara de estos resultados, deberás tener a mano los siguientes datos:

Tráfico total a la página de captación.
Número de registrados en el training de tu lanzamiento.
Total de confirmados

¿Lo tienes?

Genial.

Ahora vas a calcular tres métricas de éxito:

Porcentaje de conversión de tu landing.
- Para obtenerlo, multiplica el total de registros por 100 y divide el resultado por el total de visitas.

Coste por lead.
- Divide el presupuesto total gastado entre el número de registrados al training.

Ratio de confirmación de leads.
- Multiplica los confirmados por 100 y divide el resultado entre los registrados en el training.

Vamos con un ejemplo por si lo tuyo no son las mates:

Tráfico total a la página de captación >> 4700
Total de registrados al training de tu lanzamiento >> 705
Total de confirmados >> 400
Porcentaje de conversión de tu landing >> 705 x 100 / 4700 = 15%
Coste por lead >> 1000€/705= 1,41 €
Ratio de confirmación de leads (%) >> 400 x 100 / 705 = 56,7%

Si ya tienes los resultados, pasamos al siguiente paso:

Observarlos.

¿Hay mucha diferencia entre las visitas y los registros?

Si es así, puedes evaluar en tu landing la UX (experiencia de usuario) por si no fuera lo suficientemente intuitiva, o puedes darle una vuelta al copy para comprobar si algo ha fallado (persuasión, conexión emocional, conocimiento del target…).

¿Por qué no han confirmado todos los registrados al training?

Si tu ratio de confirmación es bajo, revisa el proceso de captación.

Pregúntate si es el más adecuado para tu target, si es demasiado complicado, si no es intuitivo, si puede tener algún fallo técnico, si el email puede ir a spam, si el remitente automatizado es una dirección con @ y no genera confianza, etc.

Averigua por qué se pierden tus leads en este último paso.

¿El número de visitas a la landing cumple con el objetivo marcado?

Si el número que estás viendo no es lo que esperabas, revisa los correos de calentamiento y el engagement.

Te puedes ayudar de datos como el porcentaje de apertura de emails y el contenido con mayor interacción en redes sociales.

De nuevo aquí, necesitamos medir resultados para encontrar respuestas: quizá el copy no reflejaba el valor del training, el número de emails no era el adecuado para tu comunidad, los asuntos de los correos no generaron curiosidad, el formato o los hashtags elegidos en las publicaciones no fueron los adecuados para generar alcance en ese canal, etc.

Reflexiona, reflexiona y reflexiona.

¿Qué datos y métricas debes tener en cuenta de la fase de retención?

Lo que nos interesa de esta etapa es la participación de los leads captados, por lo que la KPI principal será el porcentaje de asistencia al training.

Vamos a medir los resultados del webinar y a comprobar si has alcanzado los objetivos marcados.

Estos son los datos y métricas que necesitas tener a mano:

Total de asistentes al webinar en directo.
Total de asistentes que se quedaron hasta el final del video.

El porcentaje de asistentes al webinar (del total de registrados).
El porcentaje de asistentes que se quedó hasta el final de tu oferta (del total que ingresó al principio).

El total de visitas a las páginas de cada uno de los videos.
El número de visualizaciones (y si hubo algún pico de caída).
Las descargas que se realizaron del material de apoyo de cadavideo.
Las aperturas de los emails de recordatorio en cada uno de los videos

Ahora, con toda esta información, plantéate qué es lo que no encaja y por qué crees que ha sucedido:

¿Quizá alguno de los videos no tiene suficientes visualizaciones porque su tema no resultó interesante a tu público?
¿Puede que los asistentes al webinar no se quedasen hasta el final porque la fase de ventas comenzó de manera demasiado brusca?
¿A lo mejor los materiales de apoyo no se descargaron porque parecían demasiado simples o farragosos?

Observa, hazte preguntas y reflexiona hasta dar con todas las respuestas.

¿Qué datos y métricas debes tener en cuenta de la fase de venta?

La fase de venta es ese momento final del video en el que abrimos el discurso para presentar nuestro producto o servicio.

Y, claro está, la KPI principal será el total de las ventas.

¡Vamos a ver esas métricas!

En esta fase deberás recoger:

El total de visitas a la página de venta.
El total de visitas a la página de pago.
El total de ventas en cada canal (afiliados, publicidad…)
Las ventas totales.

El porcentaje de conversión de la página de ventas.
- De todas las visitas que recibe la landing, ¿cuántas llegan hasta la página de pago?.

El porcentaje de conversión de la página de pago.
- De todas las visitas que llegan a la página de pago, ¿cuántas finalizan la compra?.

¿Lo tienes todo?

Entonces ya sabes lo que viene ahora:

Observar y reflexionar.

En este punto, puedes revisar si alguna de las páginas tiene un porcentaje de conversión bajo y evaluar su efectividad en el proceso para encontrar áreas de mejora.

El objetivo final de esta fase de cierre es entender dónde se pierden las ventas, averiguar por qué y optimizar el proceso de venta para el próximo lanzamiento.

¿Qué otros datos y métricas deberías tener en cuenta para cerrar esta fase de post-lanzamiento?.

Antes de finalizar esta fase de medición de resultados, vamos a ver cómo de rentable ha resultado este lanzamiento.

Estos son los datos que necesitas tener cerca en este punto:

Presupuesto gastado.
Facturación bruta.
Beneficio (es decir, el total de facturación menos los gastos).

Si ya te has hecho con ellos, vamos a calcular las métricas a las que debes de prestar atención en esta fase para obtener las respuestas que estamos buscando:

CPA (Coste por venta)
- Lo puedes calcular dividiendo el presupuesto gastado entre el número total de ventas.

ROI (Retorno de la inversión)
- Para calcularlo aplica esta sencilla fórmula:
- ROI= [(facturación bruta – presupuesto gastado) / presupuesto gastado] x 100

ROAS (Retorno en gasto publicitario)
- Divide la facturación entre la inversión publicitaria y, si quieres conocer el porcentaje, multiplica por 100.

Ratio de conversión de los leads.
- Divide el total de las ventas entre el total de registrados y multiplica por 100.

EPL (Valor de cada lead)
- Divide el beneficio entre el total de registrados

¡Fin del proceso de medición!

¿Cómo te sientes?

Puede que ahora mismo tengas la cabeza llena de números y gráficas, pero te aseguro que reflexionar sobre todos estos datos te dará una idea clara de los resultados obtenidos y te permitirá identificar áreas de mejora en cada proceso.

FASE 2: EXTRAER CONCLUSIONES Y AJUSTAR

¡Enhorabuena! Has llegado al final de la etapa de análisis de datos y conclusiones del lanzamiento.

Ahora es momento de plasmar y traducir toda esa información en un documento para que sea accesible y comprensible para todos los miembros del equipo.

Además…

Asegúrate de cerrar una reunión con la persona encargada de la analítica para recoger el resto de los datos del lanzamiento (procedencia de los leads, procedencia de las ventas, forma de pago mayoritaria…).
Reúnete con el CEO para comparar los resultados obtenidos con los objetivos previamente establecidos.
Ajusta y mejora el plan de acción para el próximo lanzamiento, teniendo en cuenta todas esas conclusiones extraídas de la fase anterior.

¿Recuerdas cuando al principio del post te dije que esta última etapa te ahorraría mucho trabajo, comederos de cabeza y palos de ciego en el futuro?

Ahora ya sabes por qué.

FASE 3: RECOGER

¡Estamos muy cerca de completar el lanzamiento y regresar a la normalidad!

Solo nos queda apagar las luces, es decir, dejar la empresa tal cual estaba antes de la vorágine de la campaña.

Y para esta fase final, es importante realizar estas últimas cinco tareas:

Comunícate con los afiliados, en caso de tenerlos, para formalizar y concluir la colaboración.
Cierra todo lo que esté abierto (la página de captación, la página de ventas, los videos del lanzamiento, etc.) y redirígelo a una página de lista de espera.
Completa tareas pendientes y actualiza los últimos documentos de cierre para ganar agilidad en el próximo lanzamiento.
Organiza, recupera y almacena en su lugar todos los archivos que se hayan utilizado durante el proceso.
Completa el cuadro de mandos o la lista de clientes con los datos de quienes hayan comprado.

¡Y fin! Chiringuito cerrado.

¡Felicidades!

Ahora ya sabes lo importante que es analizar resultados y reflexionar sobre qué falló y qué funcionó durante el lanzamiento.

Después de todo el esfuerzo invertido, poner el foco en esta fase final te dará la sabiduría y las claves necesarias para mejorar y hacer crecer el negocio.

Antes de brindar, recuerda tomarte el tiempo necesario para garantizar el éxito de tu siguiente lanzamiento.

Y ahora, sí.

¡Disfruta, por fin, de ese merecido descanso!

¿Nos cuentas en comentarios qué has aprendido de tu último lanzamiento y qué vas a celebrar?

Adriana Sophia.