Hay una situación que se repite constantemente en los negocios digitales:
“No sé cómo organizar mi empresa para no sentirme agobiado….
¡Mi negocio es un caos!”
Seguramente te encuentras en una situación parecida a esta:
Si te has identificado con cualquiera de esas situaciones, este post es interesante para ti.
Te vamos a contar paso a paso cómo organizar tu empresa digital, cómo crear unas bases sólidas que te permitan mejorar tu negocio y hacerlo crecer con todo bajo control, cómo crear la planificación estratégica de tu empresa, para que empieces a marcar tus objetivos y llevarlos a cabo sin agobios.
¿Estás preparada/o?
ACLARACIÓN IMPORTANTE: Este es un post con muchísima información por lo que te aconsejamos que te prepares un café o un té y lo leas entero para hacerte una idea global de cómo se organiza una empresa digital. Después puedes ir uno a uno implementando cada uno de los pasos para organizar tu empresa.
Si quieres que te cuente qué es un Project Manager Digital, dale al play del vídeo que ves aquí debajo.
Si quieres seguir leyendo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre una de las profesiones digitales en auge.
Organizar tu empresa es imprescindible para tener un negocio mejor y hacer crecer tu negocio sin que este te pase por encima.
Podría parecer que reorganizar una empresa es como cuando ordenamos una habitación pero, no significa solo ordenar y clasificar los documentos, marcarte unos objetivos para tu negocio, organizar las tareas de la empresa y concretar un horario de trabajo, va mucho más allá.
Un negocio online alejado del caos, en equilibrio, con unos cimientos fuertes, desde nuestra experiencia, tiene que conseguirse trabajando tres grandes bloques:
Poner orden en una empresa desorganizada es todo un reto y requiere un esfuerzo por tu parte, pero estamos seguros que cuando termines habrá merecido la pena.
Tendrás la sensación de tener una empresa nueva y esa paz que sientes cuando ordenas, por ejemplo, tu zona de trabajo y te sientas a trabajar con una energía renovada y completamente diferente.
Pero…. seguro que ahora mismo te estás preguntando….
La respuesta es sencilla.
Si no sabemos el punto en el que estamos, no seremos capaces de avanzar.
Es importantísimo que conozcas al dedillo tu empresa.
Es el punto de partida para saber qué está fallando, dónde necesitas poner o quitar energía, cuáles son los puntos fuertes y cómo podemos mejorar.
Cada vez que empezamos un servicio de consultoría privada para organizar una empresa, el primer paso, antes que cualquier otro, es definir la situación actual del negocio digital.
Para ello, solo necesitas
Como decíamos,esta es una parte imprescindible para empezar a organizar una empresa. Muchos de los clientes de nuestras consultorías dicen que solo respondiendo el cuestionario previo ya les ha ayudado muchísimo a sacar ideas en claro.
Una vez sabemos dónde estamos, tenemos que definir dónde queremos llegar con nuestra empresa digital.
Planificar, gestionar y controlar las tareas y responsabilidades en tu empresa es importantísimo, pero otro aspecto que debes cuidar muchísimo, cuando tienes un equipo, es el sistema de comunicación.
Te cuento cómo organizarlo y algunas claves para que la comunicación dentro de tu empresa sea lo más eficaz posible.
No vale de nada que organicemos y planifiquemos al detalle cada rincón del negocio si después no somos capaces de trasladarlas correctamente al resto del equipo.
Nos comunicamos en todas las interacciones con el equipo: en la herramienta de gestión de tareas, en el calendario del equipo, en el manual de operaciones, en los canales de comunicación diaria, en reuniones.
A continuación te cuento cuáles son, desde mi experiencia, las claves para una buena comunicación entre los miembros de un equipo.
No voy a contarte aquí que los objetivos de tu empresa pueden ser cualitativos o cuantitativos, o que existen los objetivos estratégicos, los operacionales o tácticos….esto, que cuentan en todos los posts que puedes encontrar si haces una búsqueda rápida sobre este tema, parece más para grandes empresas y corporaciones que para tu negocio y además, no sé a ti, pero a mi, nunca me han aclarado nada.
Lo más importante a la hora de definir los objetivos de tu negocio es que tengas claro dónde estás ahora y dónde quieres llegar.
Puedes empezar pensando a largo plazo, permítete soñar a lo grande. Algunos ejemplos de objetivos para tu empresa podrían ser:
Una vez tengas definido dónde quieres estar a largo plazo, puedes empezar a descomponer esos objetivos para trazar el camino que te llevará hasta ellos. Así tendrás tus objetivos a medio y corto plazo, más adelante hablaremos sobre cómo hacer una planificación estratégica para llegar a estos objetivos.
Es importante que sean objetivos Smart:
De este modo vas a poder saber si estás avanzando en la dirección correcta o si tienes que ir haciendo ajustes en tu planificación para alcanzarlos.
Otro factor súper importante y que muchas personas pasan por alto a la hora de definir los objetivos de su negocio es que estén alineados contigo y con los valores de la empresa, porque sino te será muy difícil mantener el foco necesario para alcanzarlos.
Por ejemplo, marcar como objetivo facturar una cifra astronómica puede ser un problema si no quieres tener un gran equipo en tu empresa y prefieres hacer las cosas de forma más sencilla.
Ahora te toca parar un momento, y reflexionar sobre cuáles son los objetivos de tu empresa. Recuerda:
Estoy segura que uno de los motivos que te llevó a emprender era poder ser dueño/a de tu tiempo.
Y también me apuesto un café, para el que seguro te costaría sacar un hueco en tu agenda, a que cualquier parecido con tus intenciones es pura coincidencia.
Te pasas muchísimas horas al día trabajando, agobiado y con la sensación de que no tienes tiempo para nada más.
No te preocupes, porque el siguiente paso para organizar tu empresa va a ser sacar más tiempo libre.
¡Espera! no te vayas todavía, estoy segura que piensas que eso es imposible, pero vamos a ver 7 sencillas claves para equilibrar vida laboral y personal…sigue leyendo:
Es evidente que hay momentos en los que el trabajo manda y es inevitable dedicarle más tiempo, pero si uno de los motivos por los que emprendiste era tener más libertad para pasar más tiempo con los tuyos o hacer lo que quieras hacer, haz que sea posible.
Por ello, antes de ponerte a planificar los eventos importantes de tu empresa (lanzamientos, etc,…) marca en el calendario los planes inamovibles de tu vida personal, a saber:
Esto puede parecer contradictorio, pero está más que estudiado que si dedicas tiempo a descansar y hacer otras actividades, tendrás mucha más energía y las pilas cargadas para ser mucho más productivo/a a la hora de trabajar.
Así puedes:
¡Apúntalo en tu agenda!
Hay personas que son más productivas por la mañana, otras que lo son más por la tarde….
Si no sabes cuál es tu caso, mi recomendación es que observes y apuntes todo lo que haces en el día a día y cómo te sientes antes y después de cada tarea para crear un mapa de tu energía y saber qué momento es el adecuado para según qué tipo de tareas: creativas, administrativas, …
Con toda la información que has recopilado, crea tu propio horario de trabajo y respétalo.
Si necesitas una guía más completa, échale un vistazo a este post, para saber cómo organizarte para ser más productivo.
No trabajes más tiempo del que has establecido en tu horario, y procura que el tiempo que estás trabajando sea de calidad y con foco.
Recuerda que siempre surgen imprevistos y que hay que ser flexible, que para eso eres dueño de tu tiempo, pero en la medida de lo posible trata de crear esa rutina de trabajo y respetarla, cada vez te será más fácil y la aprovecharás más.
Puede parecer que hacer muchas cosas a la vez es súper-productivo, pero al final no estás haciendo realmente ninguna de esas cosas.
No puedes lavarte los dientes y hacer la cama a la vez, al menos no sin dejarlo todo lleno de pasta de dientes……pues lo mismo pasa con las tareas de tu empresa.
Así que, haz lo que tienes que hacer, termínalo y pasa lo siguiente
Para ello puedes organizarte por bloques de tiempo:
El Time Blocking es una técnica de productividad que consiste en planificar el día por adelantado y reservar bloques de tiempo para hacer tareas específicas.
En el post de productividad personal te doy recomendaciones para empezar a trabajar con Time Blocking.
Es mejor hacer una cosa a la vez y con foco. Al acabar la jornada tendrás muchas más cosas terminadas y habrás avanzado mucho más que si empiezas un montón de cosas y las dejas todas a medias.
Quizá por miedo, por no desagradar a nadie o por no decir que no a un trabajo, intentamos abarcar más cosas de las que podemos y esto siempre siempre es un error.
Muchas veces incluso juega en nuestra contra pues hace que no des un servicio de calidad, hace que tengas muchísima más carga de trabajo, más estrés…
Aprende a decir que no cuando sea necesario.
Emprendiste guiado/a por tu pasión, por aquello que te gusta hacer, pero nadie te avisó de que tendrías que hacer un millón de tareas más para llevar adelante tu empresa: administración, gestión de redes sociales, atención al cliente, y un largo etc.
Todas esas tareas que te sacan de tu zona de genialidad y te roban mucho tiempo y energía para hacer tu magia y mejorar tu empresa.
DELEGA.
Busca ayuda cuando la necesites con todas esas tareas que puede hacer otra persona por ti y dedícate a las que son para ti más productivas y dan los mayores resultados a tu empresa.
Para ello, haz una lista de todas las tareas que haces y clasifícalas en tres categorías:
♥️ Adoro hacerlo
🟢 No me importa hacerlo
❌ Odio hacerlo.
En la escuela, somos muy partidarios de delegar responsabilidades completas y no solo tareas, por lo que te recomendamos que deleges un área completa de la empresa, por ejemplo: administración o atención al cliente, etc…
Y ya sé lo que estás pensando: Delegar requiere un esfuerzo económico muy grande.
Eso no es del todo cierto. Puedes empezar contratando a un freelance por horas a la semana para liberarte en algún área que has detectado que no te gusta hacer o que te roba mucho tiempo.
Ahora que ya sabes cuál es tu punto de partida con tu empresa, a dónde quieres llegar y que sabes la importancia de conciliar tu vida personal y tu empresa, vamos a empezar a trazar el camino para cumplir todas las metas que te has marcado para tu negocio digital.
Organizar una empresa es como construir una casa.
Toda empresa digital necesita sostenerse sobre unos cimientos fuertes, unos pilares que la hagan funcionar como un reloj.
Los 4 pilares fundamentales que toda empresa digital necesita son:
Puede que te estés preguntando por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos y la respuesta es que estos sistemas ayudan a una empersa a:
¡Son todo ventajas!
Ahora, que ya sabes las ventajas de organizar de manera adecuada los documentos, procesos y tareas de tu empresa vamos punto por punto con algunos consejos para que mejores o crees los de tu empresa.
Pero te aviso, puedes enredarte en herramientas de pago con sistemas complicadísimos que hacen virguerías o seguir mi consejo y hacerlo lo más sencillo posible. Desde mi experiencia, después de años organizando empresas digitales, es que optes por la segunda opción, cuanto más sencillo y adaptado a tu empresa, más eficaz.
El Manual de Operaciones es la biblia de la empresa. Es uno de los aspectos más importantes a nivel de organización y te ayudará a rentabilizar tu negocio. Es el documento donde recopilas la descripción escrita (eso no quita que también incluya imágenes o vídeos) de cómo se ejecutan todos los procesos de tu negocio.
Este documento va a contener el ¿Qué hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Quién lo hace? ¿Cuándo lo hace? y ¿Por qué lo hace?; y debe tener acceso a él todo el equipo de trabajo.
Al tener un Manual de Operaciones organizado podrás aumentar tu productividad, ahorrar tiempo, facilitar la practicidad al equipo en sus tareas y fomentar el trabajo colaborativo y de equipo.
¿Cómo organizar el Manual de Operaciones o Wiki de la empresa?
Hay muchas herramientas que te pueden ayudar a crear un Manual de operaciones precioso y completísimo, que además tienen muchas virguerías, pero nuestra recomendación, siguiendo la máxima de la sencillez y eficiencia es Google site, drive o Trello por ser gratuitos y fáciles de utilizar.
En trello puedes crear un índice súper visual, una vez tengas tu documento de índice, google drive te servirá para almacenar todos los documentos que redactes con los procesos de tu empresa.
El siguiente pilar de una empresa bien organizada es el sistema de documentación.
La wiki y el sistema de documentación, son dos caras de la misma moneda, la primera hace las funciones de índice o buscador, de la información que contiene nuestro sistema de documentación.
Sigue leyendo si quieres poner orden en otro de los pilares fundamentales de tu empresa.
Es muy probable que nunca te hayas parado a organizar los documentos de tu empresa, que el ritmo frenético del día a día, plazos de entrega, lanzamientos, urgencias, no te lo haya permitido.
Estoy segura que solo tú sabes dónde están guardados los documentos importantes y que incluso sabiéndolo, a veces pierdes muchísimo tiempo en localizarlos. Que tienes todos esos documentos importantísimos junto otros que ni siquiera tendrías por qué conservar.
Es muy probable también que tengas todo almacenado en tu propio ordenador o disco duro externo, con lo peligroso que eso puede llegar a ser.
Puede que, en un intento de organizar todo ese caos, estés utilizando alguna carísima herramienta de pago que ni siquiera tú estás utilizando.
La clave no es la herramienta, sino el sistema que utilizas, por eso te voy a recomendar herramientas gratuitas o muy económicas y un sistema para que tengas todo bien organizado.
Nuestra recomendación: Yo ya he probado muchas de estas herramientas y nuestra favorita es DRIVE
Tengo una buena noticia para ti: Se puede trabajar ahorrando tiempo (y en consecuencia dinero). Se puede trabajar de forma ordenada y sistematizada aunque estemos en un sector creativo.
Para ello tenemos que ponernos en marcha. Necesitas:
Te dejo un ejemplo que quizá pueda ayudarte:
Asana, monday, trello, …. Estoy segura que has probado alguna que otra herramienta de gestión de tareas, ¿Me equivoco?
También estoy segura que después de invertir tiempo en saber cómo funciona, de intentar gestionar las tareas desde allí has vuelto a la típica lista en un documento o en un papel porque piensas que son una pérdida de tiempo y ninguna da el resultado final que esperabas: tener un flujo de trabajo ágil, poder controlar qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién tiene que hacerlo.
Tengo noticias: La herramienta que utilices no importa, lo que necesitas es una buena base a la hora de organizarte a ti y al equipo de tu empresa.
Lo primero que necesitas, si tienes equipo, es definir exactamente las responsabilidades de cada uno de los miembros. Si de momento estás solo/a en tu empresa, todavía no tienes que preocuparte por esto, pero tenlo presente cuando vayas a contratar a alguien.
Una vez tengas claro esto, es hora de remangarnos y meternos a organizar los proyectos y tareas. Aquí tienes unos consejos que te serán muy útiles:
Nuestra recomendación: Mis herramientas favoritas son Asana como gestor de tareas y Toggl como medidor de tiempo
El email puede complicar la comunicación muchísimo y volverla lenta y farragosa. Además, tener el email siempre abierto fomenta distracciones y pérdida de foco. Elige una herramienta de chat instantáneo como puede ser Slack para la comunicación diaria del equipo.
Es decir, que intervengan las personas estrictamente necesarias para llevar a cabo una acción, solucionar un problema, etc.
Para lograrlo, lo primero que necesitamos es tener el manual de operaciones siempre actualizado con las tareas que hace cada miembro de la empresa y su información de contacto. De esta manera, si otro miembro de la empresa necesita ayuda para algo o consultar alguna cosa, sabe exactamente a quién tiene que acudir y/o preguntar.
Las reuniones, mal gestionadas, pueden generar muchísima pérdida de tiempo y foco en el equipo.
No olvides que tienes un equipo de personas, no de máquinas y es importantísimo motivarlos, animarlos, mantenerlos enfocados, etc.
Si pones en práctica estas claves y diseñas un sistema de comunicación fluido y sencillo en tu empresa, verás como ganas tiempo, eficiencia y te ahorras dolores de cabeza.
Nuestra recomendación: Nuestras favoritas son Slack o Discord como chat interno. Zoom para reuniones y video-llamadas y Loom para consultas y explicaciones rápidas grabadas
Este era el último de los cuatro pilares fundamentales de una empresa digital bien organizada.
Poner en práctica los consejos y trucos para que tengas tu negocio digital en orden, te ayudará a estar más en calma para poder centrarte en hacer crecer tu negocio.
Y para ello necesitas un plan:
“Una tarea dura todo el tiempo que tengas para hacerla”
Y es que lo dejamos todo para última hora, según dice la ley de Parkinson.
Tenemos una tendencia natural a posponer las cosas importantes.
Por eso, plantearse objetivos anuales hace que, muchas veces, nunca lleguemos a conseguirlos.
Es un plazo demasiado amplio. Por el camino perdemos foco, concentración en lo que realmente importa….
Al final acabamos haciendo un esfuerzo titánico los últimos meses del año.
Pero ¿Qué pasaría si concretaras tus objetivos para plazos más pequeños?
Esto es lo que propone el libro El año de 12 semanas: Hacer en ese tiempo lo que harías en 12 meses.
Es el método que utilizamos para hacer la planificación estratégica de la empresa. A continuación te explico el método y algunos tips para que puedas llevarlo a cabo:
De esta manera, te resultará más fácil mantenerte enfocado/a ¿Cuántas cosas puedes conseguir si tienes tres finales de año dentro de uno mismo? Si planificas bien, no habrá quien te pare.
¡Enhorabuena! Si has llegado hasta aquí, ya conoces cómo poner orden en una empresa digital desorganizada, cómo transformar tu negocio digital en una empresa en equilibrio.
Solo te falta un paso, el más importante: IMPLEMENTAR.
Si no haces nada, todo seguirá como estaba.
Tu empresa no va a dejar de ser un caos de la noche a la mañana si no mueves un dedo.
Leer este post, por si solo no va a solucionar tu problema, pero si te pones manos a la obra y empiezas a aplicar todo lo que te he contado, tu empresa mejorará de forma increíble.
Te lo aseguro.
Si tienes dudas, te leo en los comentarios.
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