Cómo gestionar y motivar equipos digitales.

Como project manager digital, sabes lo importante que es mantener al equipo conectado, comprometido y motivado.

En un mundo donde los profesionales pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo, nuestra labor es fundamental para coordinar al equipo y mantener su cohesión.

¡Pero sabemos que esto puede suponer un auténtico desafío!

Entonces, ¿cómo hacemos para gestionar equipos virtuales cada vez más flexibles y dinámicos en un contexto digital, multidisciplinar e internacional?

En este artículo, te cuento algunas claves prácticas para liderar y motivar a tu equipo.

¡Vamos allá!

1. MOTIVACIÓN

Uno de los mayores desafíos de la gestión de equipos remotos es mantener la motivación, por lo que es importante crear un ambiente de trabajo que fomente la colaboración y el sentido de pertenencia.

¿Cómo lograrlo?

Estableciendo una comunicación frecuente y clara con el equipo.
Fomentando la autonomía y la responsabilidad individual.
Brindando un ambiente de trabajo flexible.
Confiando en las capacidades de cada uno de los profesionales.
Reconociendo y celebrando los pequeños logros, tanto individuales como colectivos.
Marcando objetivos claros y medibles que proporcionen una retroalimentación constante y ajusten el rumbo del equipo.
Programando actividades sociales y recreativas de manera virtual para fortalecer la conexión y desarrollar la creatividad y la colaboración.

En definitiva, generando un entorno seguro, colaborativo y divertido que mantenga a los equipos virtuales motivados y comprometidos con el proyecto.

Gestión de equipos remotos: ¿Cómo hacer que trabajen como si estuvieran en la misma oficina?

En comparación con la gestión de equipos tradicionales, los equipos remotos presentan desafíos únicos. Como líder, debes fomentar la transparencia y la comunicación abierta para mantener a todos los profesionales conectados.

Establece una comunicación fluida.
Fomenta una cultura de equipo sólida .
Genera sentido de comunidad y colaboración.

Es fundamental que puedas proporcionar al equipo un espacio virtual donde todos puedan interactuar y que agendes reuniones virtuales regularmente para asignar tareas.

Si todos conocen el progreso del proyecto y tienen la oportunidad de aclarar dudas y compartir inquietudes, los efectos de la deslocalización serán mucho menores.

Gestión de equipos ágiles: ¿Cómo adaptarse al cambio constante en el entorno digital?

Responder rápidamente a las necesidades del negocio implica adaptarse al cambio constante en el entorno digital y, para ello, es necesario establecer una cultura de innovación fomentando el aprendizaje continuo.

Aplica metodologías como Scrum o Kanban para la gestión de equipos en proyectos.

Puedes utilizar herramientas virtuales de colaboración y gestión de proyectos que permita a los miembros del equipo trabajar juntos de manera efectiva y coordinada.

Recuerda, también, establecer objetivos claros y medibles que ajusten el rumbo del proyecto y del equipo periódicamente para crecer y evolucionar.

Gestión de equipos virtuales: ¿Cómo mantener el sentido de pertenencia en un equipo que nunca se reúne en persona?

Como ya te habrás dado cuenta, la gestión de equipos virtuales implica enfrentarse al desafío constante de mantener un sentido de pertenencia y colaboración a través de la pantalla.

Establece herramientas de videoconferencia y chat para comunicaros en tiempo real.
Crea rituales de equipo para fomentar el sentido de pertenencia, como enviar mensajes de agradecimiento o celebrar logros.

Gestión de equipos multidisciplinares: ¿Cómo gestionar equipos que tienen habilidades y conocimientos diferentes?

Esta es una de las maravillas del universo virtual, pero también puede ser muy complicado mantener la armonía si no sabemos encajar correctamente todas las piezas del puzzle.

Aplica estas tres máximas para sacar todo el jugo a la diversidad del equipo:

Establece expectativas claras para asegurarte de que todos los miembros del equipo entienden qué es lo que se espera de ellos y cómo sus habilidades y conocimientos contribuyen al éxito del proyecto.
Aprovecha las fortalezas de cada miembro para mejorar la eficacia del equipo asignándoles las tareas y responsabilidades que mejor se adapten a sus habilidades y conocimientos.
Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo para que se retroalimenten y enriquezcan. Puedes utilizar plataformas de trabajo colaborativo como Trello o Asana, para asignar tareas y dar seguimiento a su realización.

2. LIDERAZGO

Trucos para ser un buen líder digital: ¿Cómo desarrollar habilidades de liderazgo en el entorno digital?

¡Sé que el síndrome del impostor puede atacar en cualquier momento!

Para que nunca pierdas tu seguridad y confianza personal, te comparto algunas ideas con las que puedes mejorar tus habilidades de liderazgo a la hora de gestionar un equipo:

Pide feedback a tus compañeros de trabajo, miembros del equipo o mentor, para conocer en qué áreas necesitas mejorar y en qué eres más fuerte.
Conviértete en mentor o únete a un mastermind. Al ayudar a otros a desarrollar habilidades y a alcanzar sus metas, puedes mejorar las tuyas propias.
Lee libros, artículos y blogs sobre liderazgo. Aprende de líderes exitosos y analiza su enfoque para aplicarlos al tuyo propio.
Asiste a cursos o talleres para aprender nuevas técnicas y habilidades en la resolución de conflictos de manera justa y eficiente.
Fórmate para mejorar tu comunicación oral y escrita.
Practica en situaciones cotidianas, como en reuniones de equipo, en presentaciones o en conversaciones con colegas.

¡Mejorar tus habilidades de liderazgo implica aprender constantemente, observar, reflexionar y practicar en el día a día!

Cómo mejorar la gestión de equipos digitales: Consejos y estrategias para liderar con éxito un equipo en el mundo digital.

Además de unas habilidades de liderazgo sólidas, es importante comprender las necesidades y los desafíos que enfrentan los miembros del equipo, por lo que deberás construir un entorno honesto y seguro que favorezca el bienestar y la implicación de todo el grupo.

¿Cómo?

Comunícate de manera clara y efectiva con tu equipo.
Asegúrate de transmitir a cada miembro cómo contribuye su trabajo a alcanzar metas y objetivos.
Fomenta la colaboración y el trabajo en equipo.
Promueve la confianza y la transparencia siendo honesto.
Establece una cultura en la que los errores sean vistos como oportunidades de aprendizaje y no como fracasos.
Sé un modelo a seguir. Asegúrate de dar ejemplo a través de tu trabajo, compromiso, respeto y honestidad.
Escucha y practica la empatía. Trata de comprender los diferentes puntos de vista antes de tomar decisiones.

Contratar personal para trabajar en remoto: Las cualidades clave que debes buscar en un trabajador remoto para garantizar su éxito en el equipo.

¡Buscar un nuevo colaborador o trabajador en remoto supone toda una odisea!

Para ayudarte, te comparto una pequeña checklist de cualidades a tener en cuenta si te estás planteando incorporar un nuevo profesional digital al equipo.

Estas son las habilidades en las que deberías fijarte antes de dar el “sí quiero”:

Habilidades de comunicación: Todos los miembros del equipo deben ser capaces de comunicarse de manera efectiva a través de canales digitales como correo electrónico, chat o videoconferencia. Tu candidato debería de ser capaz de desenvolverse como pez en el agua con el código de comunicación propio de estos contextos. ¡Es fundamental para mantener la cohesión y evitar malentendidos!
Autogestión, organización y responsabilidad: El trabajo remoto requiere una mayor autonomía y responsabilidad en la gestión del tiempo y las tareas, por lo que los profesionales digitales deben de ser capaces de gestionar su tiempo de manera efectiva y cumplir con los plazos establecidos.
Conocimiento tecnológico: Tu nuevo fichaje debe estar actualizado y familiarizado con las herramientas digitales. Esto facilitará mucho la integración en el equipo.
Habilidades sociales y emocionales: Tú y yo sabemos lo solitario que puede llegar a ser el trabajo en remoto, por lo que los profesionales digitales deben de ser capaces de mantener relaciones sociales efectivas con sus compañeros de trabajo y gestionar su bienestar emocional para fomentar entre todos la armonía y el bienestar en el equipo. ¡Esto es un must!

Las mejores herramientas para trabajar en remoto: Herramientas y aplicaciones útiles para gestionar equipos remotos.

Herramientas de comunicación:
- Slack, Loom, Zoom, Skype, Google Meet o Microsoft Teams te ayudarán a mantener una comunicación fluida con los miembros del equipo y facilitar la colaboración en tiempo real. Nuestra favorita es Discord.

Herramientas de gestión de tareas:
- Trello, Asana, Basecamp o Jira son perfectas para gestionar equipos en remoto. Estas herramientas permiten asignar tareas, establecer plazos y hacer un seguimiento del progreso. Nuestras favoritas son Clickup o Monday.

Herramientas de gestión de tiempo:
- RescueTime, Toggl o Harvest son muy útiles para llevar un registro del tiempo dedicado a cada tarea y proyecto. Permiten una mejor gestión del tiempo y ayudan a identificar las áreas de mejora en la productividad. Nuestra favorita es Focus To-Do.

Herramientas de almacenamiento de archivos:
- Dropbox o OneDrive son las más utilizadas para compartir y almacenar archivos de forma segura y accesible para todos los miembros del equipo. Nosotros no podemos vivir sin Google Drive.

Herramientas de seguimiento de objetivos:
- 15 Five o Weekdone son plataformas basadas en el método OKR con las que podrás establecer objetivos y hacer seguimiento del progreso de los proyectos y el equipo.

3. COMUNICACIÓN: La clave para el éxito.

La importancia de la comunicación en un equipo digital y cómo mejorarla.

Este es uno de los puntos más importantes.

Como PMD, sabes que la comunicación no se limita a intercambiar correos electrónicos y mensajes instantáneos, sin más. Implica la escucha activa, la empatía y la claridad en los mensajes que se transmiten.

Para mejorar la comunicación interna en el equipo, además de todas las claves que hemos visto hasta ahora, es importante que tengas en cuenta algunas recomendaciones más:

Establece un solo canal de comunicación oficial para centralizar en él las diferentes situaciones y necesidades de todo el equipo. Podéis crear sub-canales por temáticas, proyectos o áreas para esquivar información no relevante y mantener el foco.
Define los horarios y la frecuencia de comunicación para que los miembros del equipo sepan cuándo y cómo se deben comunicar, evitando interrupciones innecesarias.
Comunícate con un lenguaje claro y sencillo para evitar confusiones y malentendidos.
Fomenta la participación activa y el intercambio de ideas en las reuniones virtuales y conversaciones en remoto.
Cultiva una cultura de comunicación abierta y receptiva en la que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo ideas, inquietudes y problemas.
Genera un sistema de retroalimentación en el que los miembros del equipo reciban comentarios constructivos y sugerencias para mejorar su trabajo.

Gestión de conflictos en equipos digitales: Cómo resolver conflictos, manejar desacuerdos y aflojar tensiones en un entorno digital

No siempre es fácil detectar el tono o la intención detrás de las palabras escritas, lo que agrega cierta dificultad a la gestión de conflictos en entornos digitales. Sin embargo, hay algunos consejos que te pueden ayudar a manejar desacuerdos y tensiones en tu equipo.

Apunta:

Aborda el problema de inmediato. Ignorarlo o posponerlo solo aumentará el nivel de tensión.

Escucha activamente a los miembros del equipo y trata de entender su perspectiva. Asegúrate de entender cada punto de vista antes de responder. Pide tiempo, si lo necesitas, antes de dar una valoración al equipo sobre un conflicto. Así será reflexionada y no impulsiva.

Si estás implicado en el conflicto y cometiste un error, pide disculpas de forma sincera y busca soluciones para remediarlo.

Comunícate de forma clara y con un mensaje específico para prevenir malentendidos.

Mantén un tono de voz tranquilo y respetuoso. No levantes la voz ni utilices un lenguaje agresivo.

En la medida de lo posible, utiliza herramientas de comunicación en tiempo real, como videollamadas o chats, para resolver el conflicto cara a cara. Si es necesario, utiliza el chat privado para abordar temas delicados y evitar interrupciones durante la videoconferencia.

Buscad soluciones juntos, en lugar de dar vueltas sobre el problema.

Si es necesario, recuerda al equipo que las discusiones en un entorno de trabajo no deben ser tomadas de forma personal, todos estamos en el mismo barco.

¡Ya ves que gestionar equipos virtuales es todo un reto!

Nuestra profesión es apasionante y muchas veces nos encontramos con aguas difíciles de navegar, pero espero que estas claves te ayuden a capitanear tu barco manteniendo al equipo comprometido, motivado y conectado.

Y tú, ¿qué estrategias aplicas para remar juntos en la misma dirección? Te leemos en comentarios 😉