Herramientas para gestionar un proyecto digital.

Internet está lleno de herramientas para gestionar proyectos digitales y, dentro de este mar de posibilidades, es probable que te hayas sentido aturdido a la hora de elegir una herramienta.

Lejos de facilitarte el camino te lo ha complicado porque no te terminas de decir y has estado saltando de una herramienta a otra, buscando cuál era la mejor de todas.

En ese proceso has perdido tiempo y, en consecuencia, dinero:

Desde la Escuela, siempre decimos que lo importante en la gestión de proyectos no es la herramienta sino tu forma de trabajar: La metodología que sigues, cómo priorizas y organizas.

Pero las herramientas de gestión de proyectos nos ayudan en el día a día, por lo que vamos a hacer un breve repaso por nuestra herramienta favorita y una alternativa y, además, te contamos cuáles son las dos herramientas secretas de la Escuela que estamos seguros te van a encantar.

Pero empecemos por el principio.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías que sirven para planificar y dirigir el paso a paso de un proyecto. 

Dentro de un proyecto debemos: 

Los objetivos de la gestión son: 

Es decir, como Project Manager Digitales, nuestra misión será  gestionar, coordinar,  y controlar que el proyecto finalice con el mejor resultado posible en las fechas estipuladas. 

Cada nuevo cometido dentro de una empresa lo vamos a tratar como un nuevo proyecto. 

Por ejemplo, si tenemos que preparar un lanzamiento de un nuevo producto, si nos encargamos del rebranding de una empresa, o si tenemos que organizar un evento, etc.

Para ello, existen diferentes herramientas que nos facilitan mucho el trabajo.

¿Cómo te pueden ayudar las herramientas de gestión de proyectos?

Gestionar todos los proyectos que se llevan a cabo en una empresa, requiere tener el control de todas las tareas y procesos que se están realizando.

Las herramientas de gestión de proyectos nos permiten, de forma muy visual, tener el control de todo lo que se está haciendo: Desglosar tareas, fechas de entrega, responsables de cada tarea, incluir descripciones e instrucciones, etc. 

Este tipo de herramientas te resultará muy útil y te facilitará el trabajo.

Herramientas que puedes utilizar para la gestión de proyectos

Existen muchas herramientas para gestión de proyectos que seguro conoces: Monday, trello, Asana, ClickUp, Redbooth, Podio, Airtable, ….

Cualquiera de las que hemos mencionado es muy válida y todas funcionan de manera muy parecida, por lo que te aconsejamos que no estés cambiando de una a otra constantemente, elige una y sácale todo el partido que puedas.

En la Escuela tenemos una clara favorita: ASANA

Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más completa que existe. 

Nos encanta por su funcionalidad y también por su diseño, que hace muy agradable trabajar con ella.

Asana te ayuda a organizar el trabajo de forma que todo el mundo sabe qué tiene que hacer, por qué, cómo y cuándo hacerlo.

Cuenta con diferentes vistas para los proyectos, por lo que puedes utilizar la que mejor se adapte a ti: listas, cronogramas, tableros tipo Kanban…

Además, se puede integrar con más de 200 aplicaciones, que te facilitarán el día a día teniendo todo en un mismo lugar.

Con Asana puedes hacer cosas increíbles y puedes complicarte mucho la gestión de un proyecto, por eso, nuestra recomendación es que trates de simplificar al máximo. 

La alternativa que más nos gusta es Trello, por su sencillez. 

Empieza por lo sencillo, es probable que con el tiempo necesites alguna otra funcionalidad, pero estudia con cuidado si realmente la necesitas y si es lo ideal para ti.

En su versión gratuita solo puedes utilizar la vista de tablero tipo Kanban, pero esto, lejos de ser una desventaja, te permite enfocarte en lo importante: asignar tareas, fijar plazos, consultar parámetros de productividad, configurar calendarios…

Todo esto te ayudará a mejorar los flujos de trabajo.

Las herramientas secretas de la Escuela.

Hay dos herramientas que utilizamos en la gestión de proyectos de la Escuela y que seguro no has probado todavía para esto.

La primera es Miro:

Si no la conoces, se trata de una pizarra colaborativa virtual en la que puedes compartir un tablero con el equipo y, de forma muy visual, hacer lluvia de ideas, planificación estratégica, etc, como si todos estuvierais en una misma habitación con una pizarra.

Es una forma de hacer las reuniones mucho más creativas y motivadoras. Y puedes sacarle mucho partido para desbloquear proyectos atascados, planificar proyectos futuros, crear flujos de trabajo, etc.

Por ejemplo,

Esta es la planificación que hemos hecho en la Escuela para 2022 utilizando Miro

La segunda herramienta secreta que utilizamos en la organización de Proyectos de la Escuela es Google Docs.

¡Como lo lees!

Tenemos un documento de google, un word, como quieras llamarlo, donde organizamos el foco de la semana para cada miembro del equipo. 

En ese documento tenemos, además, links a otros documentos importantes de organización que necesitamos tener a mano, el calendario de la semana con los eventos importante y los focos del mes en curso y el siguiente para que no se nos escape nada de la planificación.

Como ves, la gestión de proyectos puede ser tan complicada o sencilla como tu quieras. 

Puedes usar herramientas carísimas y que hacen virguerías o una sencilla hoja de google docs.

Mi recomendación es que SIMPLIFIQUES, pero simplificar no significa que vayas siempre a lo más barato, sino que sepas exactamente lo que necesitas, y no te dejes deslumbrar por todas las funcionalidades que tiene una herramienta o aplicación.

De nada sirve una herramienta súper sofisticada para gestionar proyectos si luego nadie en el equipo la utiliza o si el proceso se complica tanto que las gestiones dentro de la herramienta te roban más tiempo del que te ahorra.

Cuéntanos en los comentarios ¿Cuál es tu herramienta de gestión de proyectos favorita? ¿A ti también te ha pasado eso de que una herramienta te hace perder mucho tiempo?

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