“A veces se me pasan los días y siento que no he hecho nada, a pesar de estar todo el día sin parar de trabajar. Me gustaría ser más productivo”.
“Estoy muy agobiado porque tengo mucho trabajo y no sé cómo organizarme para hacerlo todo.”
Muy a menudo me encuentro con personas que me repiten frases como esta o muy parecidas.
Nos han enseñado que ser productivo es hacer más y más cosas, en el menor tiempo posible. Que ser productivo es igual a estar ocupado, muy ocupado.
Y así, vamos como pollos sin cabeza tratando de hacer el máximo de tareas posibles, con una agenda a rebosar que, en la mayoría de los casos es prácticamente imposible de cumplir.
Si alguna vez has sentido:
Sigue leyendo este post porque voy a contarte por qué no consigues ser más productivo y a compartir contigo el paso a paso para mejorar tu productividad personal y tu planificación.
¿Me acompañas?
A menudo confundimos estar ocupado con ser productivo, con estar consiguiendo algo… y para nada es lo mismo.
La productividad consiste en hacer las cosas importantes de forma constante. Asumir que no podemos hacerlo todo pero no importa porque solo hay algunas cosas que son realmente importantes.
La productividad y la planificación no pueden existir la una sin la otra. Si no tienes objetivos claros y planificación, puedes hacer un millón de tareas, que seguirás sintiendo que eres capaz de avanzar y no eres productivo.
No consigues mejorar tu productividad por cinco factores relativos al TIEMPO, la ENERGÍA y el FOCO:
Los 5 pasos para llevar tu productividad al siguiente nivel son:
ACLARACIÓN IMPORTANTE: Este es un post con muchísima información por lo que te aconsejo que te prepares un café o un té y lo leas entero para hacerte una idea global de cómo puedes mejorar tu productividad y planificarte. Después puedes descargar este artículo en formato ebook para llevarlo siempre contigo.
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Productividad Personal: La Guía de 5 pasos para organizarte sin agobios y ser más productivo.
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Si quieres que te cuente qué es un Project Manager Digital, dale al play del vídeo que ves aquí debajo.
Si quieres seguir leyendo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre una de las profesiones digitales en auge.
Empecemos por el principio. Puede que te estés preguntando qué es la productividad personal.
La definición oficial de productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía,…
Como te decía antes, hemos interiorizado que ser productivo es hacer muchas cosas y hacerlas rápido para poder mantenernos ocupados.
Pero tengo noticias, la productividad no es eso…
La productividad consiste en hacer las cosas importantes de forma constante. Asumir que no podemos hacerlo todo pero no importa porque solo hay algunas cosas que son realmente importantes.
Y aquí es cuando entra en juego la planificación.
Planificar es, según la RAE: Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.
La productividad y la planificación no pueden existir la una sin la otra. Si no tienes objetivos claros y planificación, puedes hacer un millón de tareas, que seguirás sintiendo que eres capaz de avanzar y no eres productivo.
Pero entonces,
“No confundas actividad con logro” Dice John Wooden.
A menudo confundimos estar ocupado con ser productivo, con estar consiguiendo algo… y para nada es lo mismo.
Te pongo un ejemplo:
Imagina que tu objetivo es conseguir ventas.
Estar ocupado sería pasarte la mañana entera llamando a toda tu lista de antiguos clientes uno por uno.
Ser productivo sería dedicar diez, quince minutos a elegir a tus cinco clientes con mejor feedback y llamar solo a esos cinco.
¿Dónde crees que hay más posibilidades de conseguir una venta? ¿Con qué opción hubieras sentido que avanzas y que no pierdes el tiempo?
En definitiva, ser más productivo pasa por medir y controlar nuestro tiempo y energía de forma estratégica para conseguir tus objetivos o acercarte a tus metas.
Seguro que llegados a este punto estarás pensando: Y si es tan sencillo….
Antes nos obsesionaba medir y controlar nuestro TIEMPO.
Ahora parece que solo se habla de ENERGÍA.
Y si bien estoy más cerca de la nueva visión: de fijarnos y manejar la energía, creo que no podemos olvidar que nos guiamos por un patrón de tiempo:
24 horas
7 días por semana…
Saber utilizar ese tiempo para conseguir tus objetivos o acercarte a tus metas es fundamental. Sentir que tienes el control de ese tiempo es importante para sentirte productivo.
Y estoy segura que no consigues mejorar tu productividad personal por estos cinco factores:
[ -TIEMPO + ENERGÍA x FOCO = EQUILIBRIO]
Ahora que ya conoces la fórmula de la productividad personal, vamos a ver cómo llevarlo a la práctica en 5 pasos.
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Seguro que alguna vez has sentido, incluso has dicho en más de una ocasión eso de “no me da la vida”, “pero ¿Qué he estado haciendo todo el día?”…
Y es que a veces se nos escurre el tiempo entre los dedos y ni siquiera sabemos en qué lo hemos utilizado, a pesar de habernos mantenido OCUPADOS (que no productivos) todo el día.
Vamos a empezar por averiguar cómo es de verdad tu día a día.
Para ello, necesitas una libreta o una agenda donde apuntar cada día:
Mi recomendación es que hagas este seguimiento mínimo durante dos semanas y que lo alargues durante dos o tres meses.
Puede parecer mucho tiempo, pero una vez te acostumbras a registrar tus tareas, cada vez te resultará más fácil y te dará muchísima información súper valiosa.
Existen varias herramientas que pueden hacerte este camino mucho más fácil:
Una vez tenemos nuestros datos, pasamos al siguiente paso.
Si no nos paramos a reflexionar, a mirar…no vamos a ser capaces de cambiar nada.
Así que ha llegado el momento de ser valientes y comenzar a cuestionarnos todo, cada uno de los factores de nuestra vida y cómo nos afecta.
Esto te dará la capacidad de cuidarte y darte lo que necesites en cada momento, te dará el súper poder de potenciar tu energía en los momentos más altos y de protegerla antes de que lleguen los momentos bajos.
Es el momento de construir tu mapa de energía. Tienes que ser capaz de sacar conclusiones de los datos que has ido recopilando.
Para ello, toma como referencia los dos primeros lunes y repítelo con cada día de la semana:
Poco a poco irás conociéndote de una forma tan profunda que será muy fácil para ti respetarte, anticiparte, protegerte y cuidarte.
De esta forma, podrás decidir qué tareas priorizar, cuáles delegar y eliminar.
Ya sé lo que estás pensando: “No puedo eliminar nada, todo es importante”
Pero si Warren Buffet puede eliminar “obligaciones” de su agenda, tú también.
Warren Buffett, por si no lo sabes, se encuentra constantemente entre las personas más ricas del mundo. Lógicamente gestionar sus negocios y patrimonios es una responsabilidad enorme y, sin embargo, se le suele ver disfrutando de la vida, por lo que se ha convertido en un experto en productividad.
Ha contado en varias ocasiones su mejor técnica de productividad más personal y me parece tan efectiva que la comparto contigo:
Todo lo que no encerraste en un círculo se convirtió en tu lista de Evitar a toda costa.
No deben tener nada de tu atención hasta que hayas tenido éxito con tus top 5.
Dedicar tiempo a las prioridades secundarias (del 6 al 25) es la razón por la que tienes 20 proyectos a medio terminar en lugar de 5 completados.
Creo en el minimalismo y la sencillez y en el poder de simplificar en cada área de nuestras vidas. Creo que eliminar lo no esencial es una de las mejores formas de hacer la vida más fácil.
Toda acción tiene un precio.
Cada decisión te acerca o te aleja de la persona que quieres ser, de la vida que quieres tener, de la frecuencia en la que quieres vivir.
Empecemos por el principio, es el momento de planificar tus nuevas rutinas, hábitos, tu nuevo día a día…
No te preocupes, no hace falta que planifiques cada parte de tu vida, ni mucho menos.
Pero lo estás haciendo todo al revés.
Estás planificando tu vida personal alrededor del tiempo de trabajo. No le pones límites y por eso cada vez ocupa más y más tiempo y encima tienes la sensación de que no rindes lo suficiente.
No me malinterpretes, yo también lo hacía como tú. Pero fue un profesor de yoga el que me retó: “Pon en el centro de tu vida lo que te llena de energía y limita tus horas de trabajo y observa los cambios”
Para mí el yoga, pasear por la naturaleza, leer…
Y lo probé.
Y lo que ocurrió es que pasé de vivir muy estresada y facturar como freelance unos 30 o 40.000 euros.
A montar mi empresa facturando el primer año 150.000 euros y más de 300.000 el segundo.
Evidentemente, esto no es fruto de SIMPLEMENTE trabajar menos horas.
Es fruto de TRABAJAR con foco Y PLANIFICAR ESTRATÉGICAMENTE.
Como te decía al principio, según la ley de parkinson, una tarea tiende a expandirse durante todo el tiempo que hay disponible para realizarla, por lo que si has planificado que durante el día de hoy vas a escribir un email para tus antiguos clientes para ofrecerles un nuevo servicio, tardarás mucho más que si limitas el tiempo de la tarea a una hora o una hora y media.
Por lo que mi recomendación es, saber en qué momentos tienes una energía más creativa para poder fluir en las tareas o responsabilidades que más disfrutas.
Pero limitar el tiempo que te permites trabajar en otras para no extenderlo más de lo necesario.
Mi recomendación para ello es que planifiques en ciclos y bloques.
El Time Blocking es una técnica de productividad que consiste en planificar el día por adelantado y reservar bloques de tiempo para hacer tareas específicas.
Lo importante no es solo QUÉ tareas hacer sino CUÁNDO y hacerlo totalmente enfocados en esa temática o energía.
La mayoría de personas van saltando de una tarea a otra a lo largo de la jornada laboral y es entonces cuando empieza la fuga de energía y foco.
Mi recomendación para empezar a trabajar con Time Blocking es la siguiente:
Estos son algunos tips que te resultarán útiles:
Ahora que ya tienes planificado qué área vas a trabajar en cada momento de la semana y del día…. Llega el momento de decidir qué tarea o tareas son las más importantes para realizar ese mes, esa semana o ese día….
Ha llegado el momento de priorizar. Vamos a definir las Tareas Roca.
Cuando llega este momento en mis formaciones o charlas, siempre veo caras como si de pronto estuviera hablando en chino
Yo llamo Tarea Roca, a la tarea más importante y significativa del día.
Y estarás pensando ¿Cómo sé que una tarea es una Tarea Roca?
Eisenhower fue el 34 ° presidente de los Estados Unidos.
Antes de convertirse en presidente, fue un general del ejército de los Estados Unidos, Presidente de la Universidad de Columbia, se convirtió en el primer comandante supremo de la OTAN y dedicó mucho tiempo al golf y la pintura.
Una vida bastante productiva ¿no crees?
Su estrategia de productividad más famosa se conoce como Eisenhower Box (o Eisenhower Matrix), en la que diferencia las acciones según cuatro posibilidades:
Tus Tareas Roca son las Urgentes e Importantes, por lo que ya sabes cuáles tienes que realizar en primer lugar y con tu energía como guía sabrás exactamente dónde colocarlas.
En resumen, si has seguido el orden de este paso número tres, habrás:
Ahora que ya tienes todo en orden, vamos con el penúltimo paso.
Para que todo el trabajo que has hecho siguiendo el paso a paso de este post no se desmorone a la primera de cambio, necesitas proteger tu tiempo, tu energía y tu foco.
Y solo lo puedes hacer creando sistemas que te ayuden a preservarlo y a mantener tu planificación como prioridad, sin excusas.
Por ejemplo,
Imagina que estás navegando por la red para buscar información para montar un nuevo curso y de pronto encuentras algo que te lleva a otra idea diferente. Tienes tres opciones para evitar distraerte:
Otros tips que te ayudarán a proteger tu tiempo, foco y energía son:
Toma decisiones importantes por la mañana, no importa si eres madrugador o nocturno, parece que la mayoría de nosotros estámos más descansados las primeras horas tras levantarnos. Crea rutinas y planifica tu jornada el día anterior o incluso la semana anterior. Simplifica y automatiza: desde desayunar lo mismo o llevar el mismo estilo de ropa…
si no tienes fuerza de voluntad con App que te limita el tiempo en determinadas páginas web:
El último consejo antes de terminar este paso es casi el más importante de todos los anteriores y es el descanso.
Es necesario absolutamente necesario para oxigenar el cerebro y poder estar más enfocados cuando estamos trabajando. Por ello, programa descansos entre los bloques de trabajo que has planificado y cuando termines el tiempo que tenías programado para trabajar, desconecta y descansa hasta el día siguiente.
Este es uno de los trucos que te ayudarán con el siguiente paso.
Es muy importante aprender a transitar el momento de energía en el que nos encontremos.
Mantener alta tu energía no significa que siempre tenga que ser así. Hay que respetar que a veces tenemos la energía más baja y está bien.
Sin embargo, podemos ayudarnos a proteger y mantener en calma y equilibrio esa energía y estemos en el punto que estemos.
Para ello te recomiendo:
Tu mente es tu activo más valioso. Sin embargo es al que menos atención le solemos poner al que forzamos y llevamos al límite. Cualquier práctica que consiga relajar tu mente, entrar en un estado de calma y sosiego es meditación.
El poder real de vernos a nosotros mismos consiguiendo nuestros objetivos no es algo reservado a místicos o chamanes. Todos los deportistas de élite conocen y confiesan practicarlo. Sin embargo la clave del éxito no está en simplemente imaginar un objetivo cumplido. Se trata de sentirlo, de vivirlo dentro de nosotros para comenzar a vivir en esa vibración. Te recomiendo que lo hagas durante la meditación.
Tener presente cuál es tu propósito y agradecer por el momento exacto en el que te encuentras es muy poderoso.
Es muy poderoso crear y practicar tu propio ritual de la mañana que te conecte desde el inicio del día con la energía, el estado de ánimo que quieres mantener en tu vida. Y un ritual de noche o cierre del día que te devuelva la calma y el ritmo para poder descansar en paz tras la jornada.
Si has llegado hasta aquí, ya conoces cómo mejorar tu productividad personal y cómo planificarte para sentir que cada día avanzas un poquito más hacia la vida que quieres.
Solo te falta un paso, el más importante: IMPLEMENTAR.
Si no haces nada, todo seguirá como estaba.
Leer este post, por si solo no va hacer que te sientas menos agobiado y con menos estrés, pero si te pones manos a la obra y empiezas a aplicar todo lo que te he contado, tu día a día mejorará de forma notable.
Te lo aseguro.
Si tienes dudas, te leo en los comentarios.
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4 respuestas a «Productividad personal: La guía de 5 pasos para organizarte sin agobios y ser más productivo»
¡Gracias por la guía! A mí me gustaría mencionar la herramienta Kanban Tool (https://kanbantool.com/es). Para mí es la mejor herramienta de gestión de proyectos personales. La uso todo el tiempo. Me ayuda a ver todas las tareas, que tengo que hacer y también tares ya realizadas y así me organizo mucho mejor.
Gracias por tu aportación Lucia! Me alegra que la guía te haya resultado útil.
Gracias, has reforzado aquello que ya sabía y añadido un concepto oriental nuevo a mi vida. «Las tareas Roca».
Soy culpable de distribuir mi energía erróneamente con todos mis proyectos a la vez pero ¿y si en lugar de hacer 5 proyectos con prioridad son 30 proyectos los que son prioritarios?
Opino que tendrían que conectarse entre sí. Como si aprendes Judo, Karate, Taichí, Taekwondo, etc. ¿Por qué concentrarte 8 horas con Judo si al fin y al cabo son disciplinas que combinan entre sí?
Suponiendo que tampoco combinaran entre sí, crear un proyecto de restauración, otro de una obra nueva, la creación de un libro, el cuidado personal, la creación de una autohipnosis, la creación de un proyecto web, la creación de música en la que cada día distribuyes inteligentemente tu energía dedicándole el tiempo oportuno me hace pensar ¿No debería llamarlo yo Proyecto Mar?
Es decir, que estos sean pasos de productividad y desasosiego para lograr objetivos con duda diría ¿es posible marcar con un círculo mis 30 proyectos importantes y hacer que lo urgente ni urgente sea tarea para realizar?
¿Qué hago yo con el botón de menstruación?
Muchas gracias por tu comentario David.
Totalmente de acuerdo contigo, todo debe fluir y conectarse, tanto en la vida como en la organización.
Pero para mí no todo puede tener la misma intensidad ni dedicación.
Es mucho más fácil gestionar el día a día si tenemos claras las prioridades y la conexión con lo demás.
Un fuerte abrazo
Mónica De Los Ríos