Primeros pasos como Project Manager Digital en una empresa

“No esperes al momento perfecto, toma el momento y hazlo perfecto” Anónimo

Algunos Project Manager Digitales, independientemente de su formación o experiencia previa, al principio están hechos un mar de dudas y no saben por dónde empezar cuando les contratan dentro de una empresa o en algún proyecto o proyectos.

Muchas veces, ese miedo nos paraliza y lo disfrazamos de excusas pensando que todavía nos falta experiencia o formación….

A estas alturas, ya lo sabes, el camino de un PMD es en constante formación y crecimiento, pero el camino se hace andando.

Seguramente ya tienes muchos conocimientos y formación, es el momento de empezar a ponerlo en práctica y seguir aprendiendo mientras adquieres más experiencia.

Para ayudarte en esos primeros pasos en el mundo laboral como Project Manager Digital, hemos preparado este post.

En él te voy a contar los tres pasos que debes dar para desbloquear el temido, ¿por dónde empiezo?, al entrar a trabajar como PMD en una empresa digital, algunas recomendaciones para que todo vaya como la seda.

¿Por dónde empiezo?

Ahí afuera hay un universo de negocios digitales con los que poder trabajar, pero ¿con quién quieres trabajar tú?

Es importante que lo definas desde el primer momento.

Esto no significa que vayas a cerrarte puertas, que vayas a decir que no a clientes que no son exactamente tu cliente ideal.

Pero nuestra comunicación debe ir hacia un tipo de persona concreto y esto hará más fácil que ese tipo de persona sea nuestro cliente y el trabajo que realicemos con ellos será de mejor calidad porque estaremos realmente conectados.

Tu cliente ideal es aquella persona a la que quieres atraer a tu negocio, es decir, una persona que cumple una serie de factores como expectativas, problemas e inquietudes que tú puedes satisfacer mediante tus servicios.

Ha llegado el momento de tomar decisiones y definir:

PASO 1: Analiza la empresa

Al llegar a un nuevo espacio de trabajo debemos saber dónde estamos y con qué contamos, para poder realizar nuestro trabajo y proponer mejoras, por lo que empezamos analizando la empresa.

Para ello realizaremos un primer análisis externo e interno por nuestra cuenta:

EXTERNO:

Tipo de negocio digital
Lienzo de modelo de negocio
Análisis de los 4 sistemas básicos que debe tener activo: Atracción y conversión, Producto o Servicio y Soporte, Financiero y legal, Organización y dirección.
En qué fase se encuentra
Su web

INTERNO:

Conoce al CEO
Conoce al equipo
Sistema de operaciones
Sistema de documentación
Sistema de comunicación
Sistema de gestión de tareas
Sistema de control
Sistema de métricas
…

Muchas de estas investigaciones las podrás hacer por tu cuenta, observando, pero necesitarás reunirte con el CEO y plantearle preguntas, para conocer la empresa en profundidad.

Además, te ayudará a conocer al CEO más profundamente.

Si trabajas en una empresa con equipo, necesitarás reunirte con cada miembro del equipo para conocerlos. Te recomiendo que lo hagas con una reunión distendida para que se sientan cómodos.

PASO 2: La Primera Reunión

Hablamos de la primera reunión, pero es probable que tenga que reunirte con el CEO más de una vez para recabar toda la información que necesitas.

Esta primera reunión (o primeras) tiene como Objetivos:

Entender la empresa: Hemos hecho un análisis de la empresa, has obtenido toda la información posible por tu cuenta con una buena observación y reflexión, pero hay una parte que necesitarás preguntar y profundizar con el CEO. Deberás crear un documento adaptado y personalizado para esa empresa en el que irás completando los datos y marcando la información que necesitarás consultar con tu CEO para completar todos los datos de la empresa en esta reunión. Para poder pasar a los siguientes puntos debes tener claro este.
Definir tus responsabilidades: Es muy importante que, desde este primer momento, estén claras cuáles serán tus responsabilidades y durante qué plazo. Es decir, desde qué momento empezarás a trabajar, cuánto margen tienes para recabar toda la información que necesitas, cuándo puedes comenzar a implantar X método de trabajo, etc. Lo que se defina está bien siempre y cuando esté claro cuál es tu responsabilidad y en qué plazo lo será. Cuál es tu margen de autonomía, lo que puedes y no puedes hacer, cuándo…. Debe estar claro.
Definir objetivos: Una vez que está claro en qué punto está la empresa. En esta primera reunión, deberán estar claros: Objetivos de la empresa, Objetivos del proyecto, Objetivos del PMD.

PASO 3: Definir los próximos pasos:

Siempre que definimos objetivos, los bajamos a tierra definiendo los siguientes pasos concretos.

Mi recomendación es que esto lo hagas en una reunión posterior.

Es decir, con toda la información que has recabado y los objetivos claros, es el momento de bajarlos a tierra.

Tómate el tiempo para desgranar los objetivos y priorizar.

Preséntale al CEO una propuesta de próximos pasos a seguir.

A partir de ahí, podéis trabajarlos juntos y cambiar o retocar lo que sea necesario.

Recomendaciones para afrontar esa primera reunión

Tu actitud durante esta primera reunión

De nuevo mi recomendación es la de ADAPTACIÓN.

Obviamente, tu actitud va a nacer de quién tú eres, como persona, como profesional, pero hay ciertos aspectos en los que debes adaptarte:

Además, siempre, siempre, siempre debes tener una actitud que refleje que vas a poner tu trabajo al servicio de la empresa.

Y deberás actuar con mucha asertividad y sobre todo con escucha activa.

¿Qué puedo y debo pedir para comenzar a trabajar?

En esta primera reunión podrás plantear qué necesitas para trabajar en cuanto a:

Herramientas (ejemplo slack o discord en lugar de email o whatssap)....
Atención o tiempo de tu CEO
Atención o tiempo del equipo
Información
Metodología de trabajo (reuniones….)
Situaciones especiales

Recuerda adaptar todo lo que estamos viendo a la realidad de tu trabajo. Nunca será lo mismo en cuanto a implicación, necesidades… ser PMD general o dedicarte solo a un proyecto completo.

Seguramente cuando comiences a trabajar como PMD general verás infinitas posibilidades de mejora en esa empresa.

Y si eres un PMD contratado para un proyecto concreto, no pierdas el foco y tu prioridad concreta, pero sí te recomiendo dejar planteadas las propuestas de mejora que vayas observando al finalizar el proyecto.

Siempre al finalizar para no desviarnos del objetivo del proyecto, no perder tiempo o energía y no abrumar al CEO. Pero sí hazlas al final para demostrar tu interés y pasión por tu trabajo.

Cómo proponer nuevos proyectos a la empresa

En el análisis que realizarás a la empresa, junto con las conversaciones con el CEO, descubrirás proyectos y mejoras que te gustaría proponer.

Antes que nada tienes que tener claro:

Qué necesita la empresa: Has de tener claro que para que la empresa funcione necesita equilibrio entre los elementos externos e internos, pero que para que la empresa sobreviva lo principal es el externo, hay que generar entrada de dinero. Otra cosa que suele ocurrir en cuanto a las necesidades de la empresa es que los PMD nos escondemos detrás de lo que sabemos hacer y no proponemos algunas ideas y cambios por miedo a afrontar un proyecto que no dominamos.
Aprender a priorizar: No podemos hacer todo a la vez, por lo que, una vez descubiertas las necesidades de la empresa, necesitarás priorizar los proyectos.
Trabájalo primero: Antes de proponer un proyecto, una mejora, un cambio,.... trabájalo, lístalo, haz un documento, ... Pero recuerda: una máxima importante como Project Manager Digital es poner el foco en lo que estemos llevando a cabo en ese momento en la empresa y que seamos muy concienzudos con ese foco.
Adáptate: A la hora de proponer mejoras, herramientas nuevas, proyectos, ... Primero adáptate, utiliza lo que ya está usando la empresa, estúdialo y después, si es necesario, propón mejoras y cambios.

Una última recomendación

Sobre las herramientas

Para trabajar como PMD general en una empresa, no necesitas tener herramientas propias.

Pero sí, si vas a trabajar como PMD freelance especializado en gestión de algún tipo de proyecto.

En este caso, dependerá de qué tipo de proyectos vayas a gestionar: lanzamientos, eventos físicos…

Pero en cualquier caso te recomiendo que tengas tu propio sistema de trabajo para organizarte de forma personal, en tus formaciones o cambios de empresas.

Y como si de una empresa se tratara, crea tu propio sistema de trabajo con tus herramientas correspondientes.

Sobre los conocimientos técnicos que necesitas:

¿Necesitas conocimientos técnicos para ser PMD?: sí, sin duda.

Pero sobre todo necesitas:

Instaurar el hábito de formación continua (y en calma) mientras avanzas en la práctica real de tu trabajo. Es decir, no te escondas en una formación tras otra de herramientas o cualquier otra área para no pasar a la acción.
Comienza a caminar en la vida real, en negocios reales, al nivel en el que te encuentres. El crecimiento y la formación técnica necesaria saldrán de ahí.
Saber cómo buscar, a quién preguntar.
Saber mantener la calma y la actitud de crecimiento constante en tu camino.

Como te decía antes, cada empresa es un mundo, pero con este primer análisis, tendrás claro por dónde empezar en función de las necesidades reales de la empresa.

Cuéntanos ¿Cuál es tu proceso para arrancar a trabajar en una empresa? Te leemos en los comentarios?