Revisión y reflexión: Punto de partida de una empresa digital

Estamos a punto de terminar el año y, si no lo has hecho ya, es el momento de hacer una revisión profunda del negocio digital con el que trabajes.

Dentro de nuestras funciones como Project Manager Digitales está la de planificar, junto al CEO, las acciones, objetivos y proyectos futuros, pero no puedes planificar sin saber en qué punto se encuentra el negocio.

No puede haber evolución sin análisis.

Si no paras cada cierto tiempo para cuestionarte:

✨ Cómo está el negocio en sus distintas áreas.

✨ Cómo está el equipo (si lo hay)

Por eso en este post te propongo una estructura bien sencilla para que puedas ir pasando por cada área del negocio de una forma rápida y concreta, un ejercicio que te ayudará mucho en este proceso y te cuento cómo hacemos la evaluación de desempeño cada cierto tiempo con el Equipo de la Escuela.

Antes de empezar

Para poder analizar un negocio (el tuyo propio o para los que trabajas) necesitas parar.

Te recomiendo meter en tu agenda bloques grandes de tiempo para analizar y reflexionar sobre la realidad de la empresa

Lo primero que puedes hacer y que te va a ayudar enormemente en la tarea de analizar el negocio es el siguiente ejercicio:

LA LÍNEA DE TIEMPO

Te propongo crear una línea de tiempo de la empresa.

12 meses, 365 días.

Decenas de acontecimientos han construido el último año del negocio, y si no paramos para revisar es muy fácil que se nos escapen o no interioricemos los aprendizajes que nos han dejado.

Traza una línea y divídela en 12.

Comienza mes a mes a revisar los acontecimientos o hitos que ocurrieron.

Cuando creas que tienes todo lo que recuerdas, revisa las redes del negocio, los emails, el calendario, la agenda….

Marca en la línea del año lo bueno, lo malo, lo regular. Todo lo que ocurrió, todos los hitos.

Este ejercicio será tu apoyo para observar el negocio detenidamente sin olvidar nada de lo ocurrido.

¿Qué observo del negocio?

No son pocas las veces que nos encontramos con la tarea de analizar un negocio digital y no sabemos ni por dónde empezar.

Con la estructura que te presento a continuación, puedes repasar una a una las áreas importantes del negocio y tener un guion en el que apoyarte.

En cada una de ellas

ESTRUCTURA DE ÁREAS IMPORTANTES

1.El sistema de atracción y conversión de leads.

La parte de captación (marketing y publi) y venta.
La nutrición con buen contenido (de la ya comunidad).

2.El sistema de producto/servicio y soporte

La creación de productos/servicios necesarios o estratégicos en tu escalera de valor.
El proceso de entrega de esos productos y servicios.
Y la atención y satisfacción del cliente.

3.El sistema financiero y legal.

4.El sistema de organización y dirección.

Los procesos y sistemas
El equipo (tanto externo como interno)
El/la CEO (yo misma)

Puedes ayudarte de las siguientes preguntas:

¿Qué ha pasado durante este año en esta área?
¿Qué objetivos teníamos en esta área?
¿Se han cumplido?
¿Qué ha ido bien? ¿Qué ha fallado?
¿Qué hicimos para favorecer ese resultado?
¿Qué podíamos haber hecho mejor?
¿Se puede hacer de forma más sencilla?
¿Necesitamos algo extra para mejorar en esta área?
¿Qué proyectos en esta área se han completado con éxito?
¿Qué proyectos se han quedado pendientes?

Evaluación de desempeño del Equipo (si lo hay), ¿Qué es y para qué sirve?

Como PMD somos el nexo de unión entre el equipo y el CEO. Nuestra misión es mantener al equipo motivado y trabajando para que todo funcione como un reloj.

Una de las maneras que tenemos, no solo para conocer cómo está funcionando el equipo y poder hacer ajustes y cambios, sino también para hacer que se sientan escuchados y valorados es la evaluación de desempeño.

Es algo así como la revisión del funcionamiento de cada miembro del equipo. Una reunión donde nos encontraremos de forma distendida con cada uno para hacerles una serie de preguntas sobre su trabajo durante el periodo que estamos evaluando (Semestre, año, etc.)

Si lo utilizamos bien y somos capaces de crear ese ambiente de confianza, podemos obtener mucha información valiosa. Podemos detectar:

Si los miembros del equipo tienen claras sus responsabilidades
Los niveles de motivación de cada miembro y cosas que podemos hacer para ayudarles en este sentido
Errores que habíamos pasado por alto
Cómo ve el equipo la evolución de la empresa
Mejoras concretas que podemos hacer en algunas áreas que nosotros no alcanzamos a ver porque no somos quienes hacemos ese trabajo.
etc

A continuación, te dejo un listado de preguntas en las que te puedes apoyar, puedes añadir o quitar, según el caso.

Preguntas para la sesión de evaluación de desempeño

Durante este año ¿has tenido claras tus responsabilidades?
¿Cuáles son?
¿Has tenido claros los objetivos en tus áreas de responsabilidad?
¿Has cumplido esos objetivos?
¿Cuántas horas de media has hecho al día aproximadamente?¿has cumplido con tu jornada?
¿Crees que esas horas son suficientes para cumplir tus objetivos?
¿Estás satisfecha con tu jornada?
¿Estás satisfecha con tu carga de trabajo?
¿Estás satisfecha con tu remuneración?
¿Qué opinión tienes de la evolución de la empresa este año? Puedes hacerme un Análisis general y por áreas.
¿De qué estás más orgull@ de tu aporte a esa evolución?
¿Cuáles crees que han sido los errores o baches de la empresa este año?
¿Cómo crees que has contribuido a caer en ese bache o a salir de él?
¿Qué hubieras hecho diferente si estuvieras en mi lugar?
¿En qué crees que he acertado y en qué crees que me he equivocado?
¿Puedes hacerme alguna crítica constructiva sobre mi trabajo?
Mirando al futuro, ¿qué ideas o propuestas tienes para la empresa este próximo año? (general y por áreas) ¿Qué harías tú si dirigieras la empresa?

Como ves, revisar el negocio no es complicado de hacer, pero es laborioso, requiere tiempo, atención y observación.

Mi recomendación es que hagas esto al menos dos veces al año, pero principalmente a final de año.

Recuerda que no puedes planificar o construir algo, caminar en una dirección, si no sabes ni en qué punto estás, ni desde dónde partes.

Requiere un trabajo profundo, pero es muy necesario si quieres dirigir tus pasos hacia tus objetivos, si no quieres perderte por el camino.

En el próximo post hablaremos sobre la planificación de una nueva etapa y qué hacer con todos los datos que hemos recaba en nuestro análisis.

Pero ahora, cuéntanos ¿Cómo analizas el negocio para el que trabajas y el tuyo propio? Te leo en comentarios.